1
START YOUR DAY WITH A priority LIST
Lists are always a good idea. Everyday, I create a list of the most crucial items that need to get done within a workday. I always try to do this the night before so that I wake up already knowing what’s on deck. Making this list at the end of the day gives me peace of mind. It lets me unwind and decompress because I know that I’m organized before going to sleep. I’ll fall asleep easy because I know that I can hit the ground running in the AM.
The number of to-dos can vary.There are plenty of productivity/time management articles that will tell you to always write down a certain number (often 6 or 7), but I think it’s silly to fixate on that. Your list is unique to you and your job. just try to strike a balance between pushing yourself to get the most out of your day, and being realistic about what you can reasonably accomplish. You don’t want your list to become discouraging because it’s too overwhelming. For me, this list most often varies between five and ten items.
I always organize my list with the most crucial or hardest things first.This works wonders for motivation. a lot more on this below, but checking off the scary things first makes every subsequent task seem easier and a lot more manageable.
2
TIME BLOCKING and CALENDARIZING
Time blocking and calendarizing are arguably the two most critically crucial time management strategies for me.
With time blocking, you give all tasks and activities dedicated, uninterrupted blocks of time so that you achieve them efficiently.
You’ll understand this if you’ve ever taken an hour to write a simple email because you keep getting interrupted by other things. give yourself a dedicated block of time for each item on your list. Then, during that dedicated time, only focus on completing that one task.
For me, that even includes a 15 minute chunk in the morning and afternoon to check my texts. then another chunk of time to check the news. I’ve found that one of the biggest game-changers here is time blocking emails. I don’t check my emails as they come in throughout the day. Instead, I give myself a block of time in the morning and in the afternoon to read and respond to emails. everything that comes in during the interim has to wait. Of course, if a particularly urgent email comes in at another time, my assistant knows to alert me to those types of emergencies.
Once you come up with a list of tasks and the dedicated chunks of time needed to achieve them, it’s time to put everything into your calendar.
Not just the “big things” that involve other people (like meetings, calls, etc.), but also the “solo” projects and even the small, mundane tasks. email correspondence, invoice processing, going to the gym, checking your bank statements, etc. If it’s on your calendar with dedicated time, (a) you’ll actually get to it and (b) you won’t be in a constant mental whirlwind of “wait what else was I supposed to do this afternoon?” Designating time frames for tasks ensures they’ll be completed, and not simply fall off the list.
When it comes to structuring your day and organizing your calendar, think about when you’re most productive.
I’m most productive in the mornings, so I like to get my “solo” work projects knocked out first. These are the items at the top of my priority list, and they’re usually what I’d consider the “hardest.” As the day wears on and I get tired, that’s when I love to do meetings, calls, etc. because talking to people energizes me. So, when my own natural energy is diminishing, I get external stimulation from those activities which provides a pick-me-up.
3
ELIMINATE DISTRACTIONS
We all know how easy it is to get distracted or fall down an instagram rabbit hole. So you have to build in safeguards against that. yoNo solo desactivar las notificaciones del teléfono durante el día, sino que en realidad giro mi teléfono en modo avión constantemente, por lo que no hay tentación de mirar la pantalla y ver un aluvión de notificaciones listadas.
La gestión y la comunicación del equipo también deben ser eficientes. Podría escribir una publicación completa sobre gestión y comunicación del equipo. Aún así, vale la pena señalar aquí que es bueno informar a sus colegas que trabajan mejor por el bloqueo de tiempo, calendario y desactivando las notificaciones para que gestione con éxito las expectativas del equipo. Si saben que así es como estructura su día, sabrán que no lo interrumpirán y que (a) mantenga preguntas hasta más tarde, o (b) le envíe preguntas, etc. en Slack, pero no esperan una respuesta hasta el tiempo Has asignado más tarde en el día.
Por supuesto, esto no siempre es posible o práctico. Siempre hay días en los que se desarrollará algo urgente y no puede ser tan rígido que no puede saltar de su rutina y abordar algo que es sensible al tiempo. Pero he descubierto que el 90% de las interrupciones no son realmente sensibles al tiempo. Es algo que un colega tiene en su mente en ese momento o un correo electrónico que aparece al azar cuando estás en medio de otra tarea. Para el 10% de los problemas urgentes reales, sea flexible y aborde ellos, pero si sigue estos métodos, encontrará que recuperará el control de su vida y su tiempo durante el otro 90% de su semana laboral.
4
Mantente limpio y organizado
Esto parece obvio, pero es uno en el que tengo que trabajar duro. Naturalmente, no soy alguien que encuentre la felicidad innata y la satisfacción en tener un hogar o espacio de trabajo perfectamente inmaculado. No soy Marie Kondo/Monica Geller, y mi idea de un sábado divertido no involucra a un fabricante de etiquetas o un viaje a la tienda de contenedores.
Tengo que trabajar en ello y hacer un esfuerzo consciente. He aprendido cómo la organización esencial no es solo para la claridad mental y la productividad, sino también la gestión del tiempo. La cantidad de tiempo que perdí en la escuela secundaria, la universidad, etc. porque no podía recordar dónde guardaba un cierto archivo o no pude encontrar ese vestido que quería usar: disfruta, me mareaba solo de pensarlo. . Se necesitan 30 segundos para guardar algo de una manera organizada, pero se necesitan 30 minutos (¡o más!) Desgarrar su hogar u oficina buscandolo cuando todo esté en desorden. Recuerda esto cada vez que no tienes ganas de guardar algo.
¿Son útiles estos consejos de gestión del tiempo?
En general, estos son cambios realmente positivos que puede hacer a su día a día para sentirse mucho más en control de su tiempo y productividad. Reconozca que no todos los días será perfecto, y no hay necesidad de desanimarse si pierde un artículo de tarea o su bloqueo de tiempo se desprende.
Lo que es crítico es usar estos consejos como marco y comenzar a construir estos hábitos. Incluso si no va a la perfección, todavía estarás mucho mejor de lo que estabas de otra manera. Con el tiempo, comenzará a sentir que tiene mucho más control. No te presiones demasiado, porque esto está destinado a ser útil. Nunca debes sentir que has “fallado” en esto hasta el punto de que te rindas en todo el sistema. Dé un paso a la vez, un día a la vez, y estarás feliz de que lo hayas hecho.
